就活メールの返信マナーと場面毎の返信メール例文

就活をしていると、その会社の社員などの社会人とのメールのやりとりをする必要が出てきます。この際に、つい友人や家族に送るような文面のメールを送ってしまうとそれだけで悪い印象を与えてしまいます。

今回は、そうしたリスクを避けるために就活メールの返信マナーと場面毎の返信メール例文を紹介します。

以前のメールを消さない

フォーマルなメールのやり取りに慣れていない就活生がやってしまいがちなことの一つに、以前のメールを決してしまうことがあります。説明会に参加したり、面接が終わるなどイベントが一区切りした際に、つい関連のメールを消してしまうことがありますが、そうするとこれまでの会社担当者とどのようなやりとりをやってきたのかが分からなくなってしまいます。

通常、就活中は複数の会社と同時並行で連絡を取る必要があり、これまでの記録を残していないと無駄な混乱を招いてしまう恐れがあります。

そもそも、メールを使うメリットの一つとして、これまでの履歴を文章の形で記録として残せる点が挙げられます。就活の際にも、必ず以前のメールは消さずに残しておくようにしましょう。

メールの件名は変更しない

続いて、就活生がやりがちなミスの一つに、メールを返信する際に件名を変更してしまうことが挙げられます。会社側から受け取ったメールに対して返信すると、件名に「Re:」が自動的に付加されますが、これに慣れていない就活生はつい消してしまいたくなるでしょう。

しかし、ビジネスメールにおいて、「Re:」がついていると相手は新規のメールではなく、返信のメールを受け取ったことを瞬時に把握できるというメリットがあります。

また、就活生にとっても件名を変えないほうが情報の整理がしやすく、メールのやりとりが増えていくごとにその効果が実感できるでしょう。

一方で、ビジネスメールにおいて件名はメールの内容を端的に示しているものである必要があります。そして、件名なしのメールは相手にとって非常識と受け取られることもあります。

従って、先方とのやりとりをスムーズにするためにも相手から受け取ったメールに返信をする際には、件名はそのままにしておきましょう。

就活に関するメールは24時間以内に返信

企業から送られてきた就活関連のメールには、当日中もしくは24時間以内に返信しましょう。

ビジネスメールにおいて、メールの返信が早ければ早いほど、相手に好印象を与えます。メールを受信してすぐ返信できる内容のものであれば、その場で返信する癖をつけましょう。

また、即時返信ができず、時間をおいて返信する場合でも、返信する時間帯はいつでも問題はありません。電話と違って、メールは24時間いつ送っても相手側業務に差し支えることはないので安心しましょう。

一方で、メールの返信は早いことが望ましい旨を書きましたが、だからといって内容や言い回しが疎かになっていいという訳ではないので、就活メールのマナーを守り丁寧な文章を常に心掛けるようにしましょう。

メールの内容は簡潔にして、やりとりは1往復半におさめる

採用側の担当者は、複数の学生と膨大な量のメールのやりとりを行っています。そのため、分量が多く内容が当を得ないメールは相手側の負担になってしまいます。よって、会社の担当者などにメールを送る際には、簡潔で分かりやすいメールを書くように心がけましょう。

一般的に、簡潔なビジネスメールを作るための構成は次のようになっています。

まず、宛先そして簡単な挨拶を添えましょう。そして、本文が続きますが、ビジネスメールにおいてはメールの結論を最初において、受け手がすぐになんのためのメールなのか把握できるようにします。

本文の後は、定型文で構わないので締めの言葉をおいて、最後に署名で締めましょう。

さらに、採用担当者への気遣いとして、メールのやりとりを短くすることも心がけましょう。メールのやりとりは１往復半が理想で、提案・質問メール、回答メール、回答に対する反応メールと簡潔するのが理想です。

ただし、実際の会社とのメールのやりとりを行う際には、この通りにいかないこともしばしばなので、状況に応じて臨機応変に対応していきましょう。

会社説明会に関するメールマナー

就活をしていると、会社説明会に参加する機会が必ずあるでしょう。その際に気をつけるべきマナーを見ていきましょう。

まず、会社説明会に申し込む際には必ずパソコンからメールを送るようにしましょう。スマートフォンが普及した現代では、多くの学生がスマートフォンを通じて、メールやその他コミュニケーションツールを使って、他者と連絡を取っています。

しかし、それらのツールによるメールのやり取りは送受信の不具合が起こりやすいため、ビジネス上での連絡ややり取りはパソコンで行うようにしましょう。

続いて、メールを送る際には本文の最後に自分の署名を必ず添えるようにしましょう。企業の採用担当者は、たくさんの学生とメールのやり取りをしています。従って、多忙な担当者の負担を軽くするためにメール本文の最後に自分の名前、大学名などの所属がわかるようにしておけば、受け手側は送信者が何者なのかはっきりわかります。

最後に、会社説明会の案内メールに対する返信も忘れずに行うようにしましょう。不特定多数の応募者に送信されている案内メールに対しては、返信をしなくても良いと考えるかもしれません。

しかし、迅速に返信をすることで企業側に自分の意欲の高さをアピールすることができると捉えることもできるでしょう。基本的に、企業から来たメールには全て返信することを心掛けると良いでしょう。

就活メールの返信が遅れた際の対処法

就活のメールに対する返信は24時間以内が基本と紹介しましたが、万が一遅れてしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。止むを得ず、返信が遅れてしまった時にも適切に対処して、会社側にマイナスのイメージを与えないようにしましょう。

まず、メールの返信が遅れてしまった際には、シンプルにお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。企業側からすれば、いかなる理由があろうとも返信が遅れてしまうことは、失礼な行為をされたと見なされてしまいます。従って、弁明の内容や回りくどいお詫びの言葉は避けて、誠心誠意謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう。

次に、内定通知に対する回答など他の会社との兼ね合いによりすぐには返信できないようなメールの場合、事前に保留しなければならない旨を会社側に伝えておきます。無断で返信が遅れるようなことだけは絶対に避けましょう。

場面別返信の例

就活メール返信の基本マナーについてのまとめ

就活に臨む際は以下のポイントに気をつけて会社側とメールのやりとりを行いましょう。まず、会社とやり取りした以前のメールを消さないようにしましょう。

次に、会社側から受け取ったメールに対する返信の件名を変えないように気をつけます。そして、就活に関するメールは24時間以内でできるだけ早く返信するようにしましょう。

また、メールの内容は短く、簡潔に、そして会社側とのやりとりは1往復半におさめてスムーズなやりとりを目指します。意図せず、就活メールの返信が遅れた際にも紹介したやり方で適切に対応しましょう。

これらのポイントを押さえることで、企業側とのやりとりがより簡単になるでしょう。

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