就活時のメアドの決め方と気をつけるべき7つのこと

就活では企業の人事やOBとメールでのやりとりをすることになります。

「普段使っている携帯のメールアドレスを就活でも使っていいの？」と不安に思っている学生の方は多いのではないでしょうか。

今回は就活のときのメールアドレスの決め方や気をつけるべきことを説明していきます。

就活時はどのメールアドレスを使えばいい？

大学生が使うメールアドレスは主に、gmailやyahooメールなどのフリーメールや大学指定のもの、携帯のメールアドレスの３つが挙げられます。

結論から言うと、就活時には携帯のメールアドレスの使用は避けたほうがいいでしょう。

携帯のメールアドレスはすぐに使うことはできますが、メールを送るときにデータの容量に上限があったり、受け取れる容量にも限界があったりするからです。そのため、企業から資料や就活に関係したデータを受け取れない、もしくはこちらからも送れないというケースが発生する可能性があります。

また、携帯のメールアドレスは企業の担当者から見ると、プライベート用だと認識されてしまうこともあるでしょう。携帯のメールアドレスの名前によっても、企業に不愉快な印象を与えてしまう危険性もあります。携帯のメールアドレスで就活とは関係のないメールマガジンを受信していたり、友達とやりとりをしたりしていると企業からのメールを見落としてしまう原因にもなるでしょう。したがって、就活時には携帯のメールアドレスの使用は控えるべきだと言えます。

大学指定のメールアドレスは、ほとんどプライベートや授業に関係するものに対して使用していなかった場合、就活に使えるでしょう。大学指定のメールアドレスは企業から見ても「○○大学の人」とすぐにわかり、安心してメールを受け取ることが可能です。

しかし、大学のメールアドレスは大学からのお知らせや教授とのやりとり、サークルなどで使っているケースもあります。その場合は、企業のメールと混ざってしまうため使用は控えたほうがいいでしょう。

フリーメールですが、就活時に使用するという点では3つのメールアドレスのなかで最適だと言えます。

なぜなら、大学指定のメールアドレスではできないスマートフォンとの同期ができ、保存容量が多いのでメールをいくらでも保存することができるからです。他にも、タグ付けやグループ分け、高性能な検索機能ですぐに必要なメールをチェックすることも可能です。簡単に無料でアカウントの作成ができるため、便利だと言えます。

就活専用のメアドをつくるメリット

就活時のメールアドレスはフリーメールを使うことがベストだと伝えましたが、その１つの理由として就活専用として利用できるという点です。

携帯のメールアドレスや大学指定のメールアドレスは同期ができなかったり、就活とは関係のないメールと混ざったりするケースもあります。そのため、企業からのメールを見落として返信が遅れてしまうという可能性も出てきます。

しかし、フリーメールで就活専用のメールアドレスをつくることで、メールの見落としを防げて、複数の企業から大量に届くメールを管理しやすくなるでしょう。フリーメールならスマートフォンを持っていれば、いつどこにいてもメールのチェックや返信をすることが可能です。

他にも、就活専用のメールアドレスをつくることは就活に集中するために必要な環境づくりの1つです。携帯のメールアドレスを使っていて、就活とは関係のない友達からのメールやメールマガジンが届くと、就活に集中できなくなる可能性があります。そのため、フリーメールで就活専用のメールアドレスをつくることは集中して就活に取り組めるきっかけにもなります。

就活は人生のなかでも大きなイベントであるので、メールの見落としや返信のし忘れといった細かい失敗をして採用の結果に響かないように注意が必要です。

就活用のメアドのおすすめの決め方

フリーメールで就活専用のメールアドレスをつくるときにはポイントがあります。メールアドレスの名前は、自分の名前だけにするなどシンプルなものにすると良いでしょう。

そのときに「名前+誕生日」や「名前+大学名」など少し付け足すことで、他の学生と名前が同じであっても、違いがわかります。

メールアドレスに名前を入れることで、企業にとっても覚えやすいと言えます。ビジネスメールの大切なポイントは相手が「誰のメールなのかがすぐわかる」ということです。そのため、メールアドレスを決める際は、一目で相手にわかるように名前は必ず入れておきましょう。

メールアドレスをつくるうえで注意すべき7つのポイント

就活専用のメールアドレスをつくるうえで注意すべきポイントは7つあります。

1つ目がプライベートを感じさせるようなメールアドレスをつくらないことです。例えば、就活とは関係のない恋人の存在をイメージさせるような言葉や、自分の好きなキャラクターの名前などそういったメールアドレスは控えておきましょう。

2つ目が「afgksds@」など意味もなく文字を羅列しただけのメールアドレスは企業側にとって誰からのメールなのかが分かりづらいです。そのため、安心してメールを受け取ることができません。また、企業の担当者がメールアドレスを打ち間違えてしまう可能性もあるため、入力しやすくわかりやすいものにしましょう。

3つ目が常識のない言葉を使わないことです。社会人としてマナーのない人間だと判断されてしまうかもしれませんので、相手に迷惑をかけてしまう言葉を使うのは控えましょう。

4つ目が数字と文字が混同しやすいものは避けることです。例えば、数字の「0(ゼロ)」とアルファベットの「O(オー)」を連続して並べた場合、相手にわかりにくい印象を与えてしまいます。他にも、アンダーバーやハイフンの多用もわかりにくくなるため避けたほうがいいと言えます。

5つ目がメールアドレスに自分の電話番号や暗証番号、パスワードの使用は避けることです。クレジットカードの暗証番号やパスワードは他人に知らせるのは危険ですので注意が必要になります。

6つ目が、メールアドレスで企業にアピールするような言葉を使わないことです。内定をもらいたい気持ちが強すぎて、メールアドレスでアピールしないようにしましょう。

7つ目が就活専用のメールアドレスをつくる際に、目立った広告が入るようなフリーメールの使用は控えることです。広告は就活には関係ないので、集中できるように広告のないフリーメールを使いましょう。

メールアドレス作成後にすべきことと気をつけること

フリーメールで就活専用のメールアドレスをつくったあとは、使いやすいようにカテゴリ分けなど工夫をしておきましょう。

まず、フィルター設定をすることが大切です。たくさんの企業から大量のメールが届くと、メールボックスがいっぱいになり、管理に困ります。そのときは、自動振り分け設定をしておきましょう。自動振り分け設定をしておくことで、あとでメールを見返すときにも便利です。

2つ目が、スマートフォンの同期を忘れずに行っておくことです。同期できるのはフリーメールを使うメリットでもありますので、いつでもスマートフォンで受信ができるようにしておきましょう。

次に、署名を作成しておくことです。署名とは、メールの本文の下にある、差出人の連絡先や住所などを記載したものです。署名をつくるメリットは、もしメールを送る際に件名や本文に名前を書き忘れたとしても、署名があれば相手は誰からのメールであるかがわかります。gmailの場合は、メール設定から、署名を記入できる項目があるのでチェックしてみてください。

また、企業には毎日就活生からたくさんのメールが届くので、誰からきたのかすぐにわかるようにしておいたほうがいいでしょう。そんなときに設定しておきたいのは、差出人名の設定です。あらかじめ差出人名の設定をしておくことで、メールを後回しにされたり、誤って削除されたりするリスクを減らすことができます。その際、名前と一緒に大学名を入れておくと就活生からのメールだとすぐに企業は判断することが可能です。

また、企業と大切なやりとりをするので、セキュリティ面は強化しておきましょう。例えば、gmailは2段階認証を設定できるサービスがあります。セキュリティを強化しておくことで、第三者からの不正ログインを防ぐことができます。スマートフォンを紛失した際は、不正ログインされる可能性もあるため、注意が必要です。他にも、フリーメールは企業からのメールを自動的に迷惑メールボックスに振り分けてしまうこともあります。「企業からメールが来ない・・・」となったときは、一度迷惑メールボックスをチェックしてみてください。

一度フリーメールでメールアドレスを作成した場合は、理由がない限り途中でメールアドレスを変更するのは控えましょう。しかし、就活とは関係のない迷惑メールが大量に送られてくる可能性もあります。そういった理由でメールアドレスを変更した場合は、引き続き企業とメールのやりとりができるように必ず担当者に変更の旨を伝えましょう。その際、電話で伝えるといいでしょう。

最後に、企業から内定をもらって無事就活が終了したあとも、就活専用でつくったメールアドレスは削除せずに残しておきましょう。なぜなら、内定をもらってから入社するまでは就活専用のメールアドレスでやりとりをすることが多いからです。

また、就活中に送られてきたメールのなかで大切な内容が含まれているものがあるかもしれません。そのため、入社するまではプライベートと就活のメールアドレスは分けておいたほうがいいと言えます。必要のないサービスからのメールやサイトからは退会して、内定先の企業との連絡用として残しておきましょう。

就活専用でつかったメールアドレスは、今後社会人になったときでも使える場面もあるかもしれません。