就活時に恥をかかないためのビジネスマナー 〜メール編〜
今ではほとんどの学生が就活時にメールを使用し企業と連絡をとります。
しかし、普段友人とするメールやチャットのような文面のまま、企業とメールをするわけにはいきませんよね。ここでは就活の際に恥をかかないためのビジネスメールのやり方を紹介します。
就活中に必要なビジネスマナー
就活中には電話やメール、言葉遣いなど多くのビジネスマナーが必要になります。社会人になってからビジネスマナーは当然必要ですが、すぐにでも身につけられるものではありません。
そのため、就活生のうちからビジネスマナーに取り組んでおくことで、就活中だけでなくその先でも役立つスキルとなるのです。
数あるビジネスマナーの中でもメールは就活中に多くの場面で使用するツールです。企業説明会や筆記試験、面接など日程を調整する機会がありますよね？そんな時に企業とメールのやりとりをすることになるでしょう。
ビジネスメールができる、できないとでは採用担当の印象も全く違います。ここでは就活マナーにおけるメールの扱い方について紹介します。
メールアドレスは就活用のメールアドレスを使う
就活時に使用するメールアドレスは就活専用のものにしましょう。普段使用しているメールアドレスは、アドレスを見ただけで誰のアドレスか判別することができますか？おそらくできないはずです。
企業の人が使用するメールアドレスは名前や企業名などをアドレスに入れており、アドレスを見ただけで判別することができます。就活マナーとしてメールアドレスは、採用担当の方がアドレスを見ただけで名前や学校名などが分かることが望ましいです。
また、就活マナーとは別に普段使用しているメールアドレスを使用すれば、当然他のメールと混在しますよね？就活中に企業から来るメールは重要なメールが多く、埋もれて見逃したら大変です。
そこで、おすすめのメールアドレスとして学校のメールアドレスを使用するといいでしょう。大学や専門学校では生徒一人一人に独自のアドレスが配られている学校は多いです。もし、学校独自のメールアドレスがない場合はフリーのメールアドレスを新しく作り、名前や学校名が分かるメールアドレスにしましょう。
メールには必ず署名を入れる
就活マナーとして、メールの最後には必ず署名を入れるようにしましょう。署名の形式には様々ありますが、最低限必要な項目は次の5つです。
- 大学名、学部、学科
- 氏名、フリガナ
- 住所
- 携帯番号と自宅の電話番号
- メールアドレス
取引先と挨拶をする際はビジネスマナーとして名刺交換をしますが、メールではそれができません。ただ、自分がどこの所属の人間なのか相手に知ってもらう必要があるので、署名を活用します。署名は携帯によって異なりますが、簡単に設定することが可能です。
就活専用のメールアドレスができたら、まずは署名を設定するところから始めましょう。設定ができたら実際に自分の他のメールアドレスに送ってみて、きちんと設定できているか確認することが大切です。
また、入力内容に間違いがないか再度確認するようにしてください。
件名を無題にしない
ビジネスだけでなく、就活マナーにおいてもメールの件名を無題にしてはいけません。企業の方はメールを受信したらまず件名でどんな内容なのか確認します。
しかし、件名に何も書かれていなければ中身を見なければいけません。企業の方は就活生だけを相手しているわけではありませんので、メールに優先度があります。中にはウイルスメールなどを警戒している企業もありますので、件名がなければメールを開かない企業があるかもしれません。
また、件名ではもう1つ「Re:」について知っておくべきことがあります。企業からのメールを返信する際に、件名に「Re:」が付くはずです。人によって「Re:」を消すか、消さないか悩む方もいるのではないでしょうか？基本的に企業から送られてくるメールに返信をする際は消す必要ありません。「Re:」には件名に対する返信という意味合いがあります。「Re:」を消すのはあまりにも数が多い時や話題がガラリと変わるときに消すようにしましょう。
メールの内容は簡潔に
メールの内容は要点をまとめ、簡潔にしてください。長々とした内容のメールを読むには時間がかかり、相手も読みづらいでしょう。また、就活マナーで大事なメールの中身は人それぞれ書き方が違います。
ただ、基本的に書く形式は以下の通りで、それぞれポイントを紹介します。
- 相手の会社名・担当者
- あいさつ
- 自分を名乗る
- 本文
- 結び
- 署名
初めに相手の会社名や担当者ですが、会社名は省略してはいけません。特にありがちなのが「株式会社」を（株）と省略してしまうことです。相手に対して失礼になりますので、正式名称で入力しましょう。
また、人によっては担当者が分かっている場合とそうでない場合があるかもしれません。担当者が分かっている場合は「様」を、分かっていない場合は「御中」を使い分けるようにしましょう。
次に挨拶は簡潔にし、自己紹介は所属や名前を名乗るだけで問題ありません。本文については先述の通り簡潔な内容にし、本文の最後には結びの挨拶を入れます。最後にメールの末尾に署名を入れればビジネスメールの形式は完成です。
企業からのメールにはすぐに返信
企業から送られてくるメールにはすぐに返信しましょう。若者の中にはチャットなどが送られてきているのに気づいても、すぐに返信をしない方もいます。しかし、就活マナーとして企業からのメールをすぐに返信しないのは厳禁です。
企業によってメールの返信を待ってくれる期間は異なりますが、通常24時間（1日）とされています。これを過ぎてしまうと、企業によっては音沙汰無し、と判断されてしまうかもしれません。
企業説明会や面接など、企業側は日程を調整しなければいけません。
また、就活生によってはどうしても都合がつかず、日程を調整しなければいけない場面がありますよね？企業側からしたら就活生のメールの返信が速いに越したことはありません。
また、どうしても調整に時間がかかり、すぐに明確な返信ができないこともあるでしょう。そんな時は返信しないのではなく、担当の方にメールで事情を説明することが大事です。
その他の細かなポイント
就活マナーにおけるメールの細かなポイントとしては、文章の中身では適度に改行を使うことです。改行のされてない文章は読みにくく、適度に改行を入れることで読みやすい文章になります。
また、言葉遣いには注意するようにしましょう。普段のような言葉遣いではなく、目上の者に対して失礼のない言葉遣いをしなければいけません。
ただし、敬語を意識するあまり、時々おかしな文章となってしまうことがあります。日本人でも正しい敬語を全員が使えるわけではありません。相手を思う気持ちがあれば、違和感のない文章を自然に完成させることができるでしょう。
メールが完成したら送る前に必ず一度内容を確認するようにしましょう。誤字・脱字やおかしなところがないかなど、最終チェックが必要です。最終確認もせずに送って間違いがあれば台無しになりますので、最後の最後まで確認してからメールを送るようにしてください。
就活生にとってメールはただのメールではない
就活時におけるメールのビジネスマナーについて紹介しました。筆記試験や面接の印象が良くても、メール1つで採用担当の印象も変化します。これから社会人になればメールを使用する機会は多くなることでしょう。
しかし、ビジネスメールができなければ入社後、取引先に対して失礼なメールを送り、就職した会社の評判を落としてしまうことになるかもしれません。そうならないためにも、就活生のうちからビジネスメールができるようになりましょう。
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